Colaboración Cliente – Asistente Virtual

A la hora de comenzar a trabajar, algunos clientes suelen preguntarse cómo enviar y recibir información abundante si la Asistente Virtual está lejos. Su email no soporta demasiada carga de archivos.

Muy fácil! Sacando ventaja de las múltiples herramientas de colaboración on line.

Saber cómo compartir archivos es la parte más importante del trabajo de una Asistente Virtual ya que, gracias a la globalización, es cada vez más habitual que varias personas trabajen en una misma tarea.

Existen algunas herramientas muy sencillas que nos permiten trabajar en un mismo archivo y acceder a la misma información para poder modificarla.

Google Docs: es una prueba fehaciente de esto, ya que nos permite crear documentos y compartirlos con otros usuarios para que también ellos puedan trabajar en el mismo archivo.

Es sumamente versátil ya que acepta fácilmente plataformas del entorno Microsoft Office.

Documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios son los elementos que nos ofrece para trabajar y compartir.

Google Calendar: es una agenda sumamente fácil, fácil de compartir y que además nos permite configurar las alertas de manera tal que las podamos recibir en nuestro email.

Dropbox: nos permite guardar, compartir y sincronizar archivos entre varios usuarios ordenándolos en carpetas.

Gestores de proyectos: son aplicaciones que pueden funcionar on line o bien mediante la instalación de un software. Entre los que funcionan a través de software se destacan:

Central Desktop: es un poderoso y accesible software de colaboración utilizado por compañías para gestionar proyectos y tareas. Organizar procesos y compartirlos entre muchas personas. Permite la creación de intranets para equipos de trabajo,  coordinación de empleados, compartir archivos e información.

Basecamp: es un excelente organizador y gestor de tareas que también favorece la colaboración de múltiples personas involucradas en un mismo proyecto. Muchísimas y reconocidas empresas lo utilizan gracias a su efectividad y eficacia. Para las empresas más pequeñas existe una versión gratuita y distintas versiones que van incrementando su valor para adaptarse a todas las necesidades corporativas.

My Client Spot: es un gestor de proyectos on-line muy completo con una interfaz clara para hacer seguimientos de tareas, compartir calendarios, intercambiar archivos, hacerles comentarios y hasta permite llevar control del tiempo de las tareas que se están ejecutando.

Entre los beneficios que nos brindan estas herramientas podemos mencionar:

  • Son fáciles de utilizar y en su mayoría tienen versiones gratuitas.
  • Se evita la creación de varias versiones de un mismo documento.
  • Actúan como back up ya que el archivo más reciente estará siempre on line.

Conoces alguna otra herramienta de colaboración que te resulte amigable?

Adela Raele

Asistente Virtual Certificada

AIR Global Office

A planificar se ha dicho!

Ya pasaron las fiestas y un nuevo año se planta ante nosotros como un lienzo blanco que espera la obra maestra del pintor.

Cómo hacer para cumplir los objetivos que nos proponemos al comenzar el año?

Será que nos proponemos demasiadas metas? Personalmente creo que no debemos enloquecer planificando tantas cosas para hacer durante el año y sí enfocarnos en objetivos más sencillos y cercanos.

Ayer encontré una nota muy interesante acerca de este tema en LNR (La Nación Revista) y quisiera resumir ligeramente una pequeña parte de la misma.

Claves para programar un Año Exitoso

1)      Pensar en objetivos a corto plazo

Metas concretas, realmente necesarias, próximas y asequibles. Una vez que las hayamos alcanzado, avanzar sin perder de vista los próximos pasos cortos a seguir para poder llegar tan lejos como se pueda.

2)      Graduar el deseo y la motivación

Que nuestros proyectos sean sinceros y representen un compromiso hacia nosotros mismos, estableciendo prioridades para poder llegar a la acción y no quedarse enredado en la partida.

3)      Evaluar las herramientas y recursos disponibles

Pensar cuál es el esfuerzo que debemos hacer para llegar a la meta, si tenemos voluntad de hacerlo y sostenerlo, que necesitamos, con qué contamos, cuáles son nuestras fortalezas y debilidades, que deberíamos aprender o modificar.

4)      Sostener en el tiempo

Cuando el deseo es verdadero, ejercitar la voluntad sin exigirnos ni más ni menos de lo que verdaderamente se pueda hacer. Es bueno visualizar la meta y sus beneficios para sostener el desafío. Aprender a ser flexible. Tener capacidad de adaptación. Muchas veces se necesita más tiempo del previsto. Otras veces, en el camino descubrimos que hay otras posibilidades, alternativas u opciones. Puede ocurrir que en la marcha resulte necesario redefinir el objetivo que nos trajo hasta este punto.

5)      Saber pedir ayuda

Siempre y cuando resulte necesario, según el objetivo o la meta, aceptar la colaboración de quien creamos que está capacitado para escucharnos, acompañarnos o tendernos una mano.

6)      Tener confianza en uno mismo

Ejercitar los aspectos positivos. Todos tenemos habilidades y fortalezas.

Entonces, a poner primera y arrancar con todo en este año 2011 maravilloso que se nos ofrece entero para dibujarlo a nuestro modo!

Adela Raele

Asistente Virtual Certificada

AIR Global Office

 

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